Приказ по личному составу


Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

(утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке. Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

  1. работников компании, ответственных за хранение и ведение;
  2. периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
  3. замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;

Срок хранения журналов составляет 75 лет. Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку. Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих книг в коммерческих организациях не существует.

Однако редакция рекомендует вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

Приказы по личному составу

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.В качестве обоснования можно

Рекомендуем прочесть:  Шемякин сергей олегович

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.
Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2020 году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

  1. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  2. тарификационные ведомости — 25 лет;
  3. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  4. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  5. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
Рекомендуем прочесть:  Поиск арендаторов в расходы усн

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале .

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы). Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить

Опись приказов по личному составу архив

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 5).

Установлены следующие предельные сроки хранения архивных документов в организациях: органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения — 5 лет; документы по личному составу — 75 лет. Таким образом, в архиве Вашей организации дела по личному составу хранятся 75лет с момента их окончания, а дела постоянного хранения по истечении 5 лет хранения в организации необходимо передать в городской архив.
Описи дел постоянного хранения, по личному составу и электронных копий составляются по окончании календарного года после систематизации дел, и также предоставляются на утверждение в городской архив.

По всем вопросам, связанным с ведением архива в Вашей организации, Вы можете обращаться в МКУ

«Архивное управление администрации Осинниковского городского округа»

по адресу: г.

Внутренняя опись документов дела

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги.

Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом. Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные: Порядковый номер (номер записи); Индекс (уникальный идентификатор объекта); Дата; Заголовок (краткое содержание служебной бумаги); Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).