Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии


При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности.

У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года.

Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам.

Перечень к ним относит:

    соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; эксплуатацию зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутреннюю связь; обеспечение безопасности организации.

    Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

В частности, это могут быть:

  1. альбом форм документов по учету кадров;
  2. положение о персонале;
  3. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  4. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  5. коллективный договор.
  6. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  7. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;

Все эти документы также действуют до замены новыми.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».
ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах.

Как регистрировать кадровые документы.

Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

  1. Журнал регистрации личных карточек.
  2. Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
  3. Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов). Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.
При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы

Приказы по основной деятельности

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами. Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения. Компания «» разработала для регистрации приказов удобные .
В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов. Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Журнал регистрации приказов по основной деятельности В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал. 3. Журнал регистрации приказов по личному составу Этих журналов должно быть минимум два.

Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения. Заглянем в пункт 19

«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации.

А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.

Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала.

Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.

Какие журналы обязательно нужно вести в организации?

Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения 5 лет Не предусмотрена Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для отражения видов и сроков переводов работников 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета совместителей и характера совместительства 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации должностных инструкций, дат

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).Приказы по основной деятельности.

К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений.

Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками.